L.M. vraagt:
Een paar jaar geleden ben ik vanuit een engineeringrol overgestapt naar een functie als project- en teamleider. Het bevalt me erg goed om leiding te geven en het gaat me ook redelijk goed af, al zeg ik het zelf. Zo af en toe loop ik echter tegen een minpuntje op dat me langzamerhand behoorlijk de keel uithangt.
Wat is het probleem? Zoals waarschijnlijk in elke organisatie gebeurt het wel eens dat er in het team wrijvingen ontstaan tussen twee personen. Als dat om inhoudelijke punten gaat, ga ik natuurlijk op zoek naar de beste oplossing. Maar af en toe gaat het echt over – naar mijn mening – futiliteiten. Ik geef er dan de voorkeur aan afstand te houden; je moet mensen zo veel mogelijk de ruimte geven zelf hun problemen op te lossen. Soms lukt dat, maar af en toe loopt het volledig uit de hand, waardoor ik hard moet ingrijpen. Hebt u tips hoe ik zulke conflicten kan indammen?
De headhunter antwoordt:
In elke groep medewerkers krijg je vroeg of laat te maken met conflicten. Voor een leidinggevende kan bemiddeling in zo‘n conflict bepaald lastig zijn, maar dit hoort nu eenmaal bij de functie. Er zijn enkele vuistregels waar je acht op moet slaan.
Bij de eerste – en zeker niet onbelangrijkste – ga jij meteen de fout in. Een conflict moet je namelijk op tijd signaleren. Ga er bij onderlinge spanningen niet vanuit dat ze vanzelf wel weer verdwijnen. Een onopgelost conflict leidt er meestal toe dat de bom een keer barst. Realiseer je dat een conflict zijn weerslag kan hebben op de hele groep. Iedereen in de groep kan last hebben van de stress die het oplevert. Grijp daarom in voordat er twee kampen ontstaan die de afdeling of misschien zelfs organisatie in tweeën splijten.
Wat nu te doen bij een conflict? Als eerste: neem de kemphanen apart en spreek met ze achter gesloten deuren. Bega niet de fout het probleem midden op de werkvloer te willen uitpraten. Dat heeft geen enkele zin. Maak meteen duidelijk dat het gesprek alleen gericht is op het oplossen van het conflict. Stel partijen in staat hun visie op de zaak te geven, zonder daarbij te worden geïnterrumpeerd. Maak duidelijk dat het probleem alleen maar kan worden opgelost door te praten.
Zorg als bemiddelaar dat je objectief blijft. Luister goed en maak duidelijk dat je geen partij kiest. Draai echter niet om de hete brij heen. Stel de juiste vragen om achter de reden van het conflict te komen. Benoem de problemen en maak partijen duidelijk wat de gevolgen van het conflict zijn voor de individuele prestaties, de groepssfeer en eventueel bijvoorbeeld klantrelaties of dienstverlening.
Zorg dat er consensus bestaat over de aard van het probleem voordat je naar een oplossing gaat zoeken. Alleen al het rustig en open analyseren van een conflict kan heel verhelderend zijn. In sommige gevallen kan het duidelijk worden dat het probleem niet zijn oorzaak vindt in het werk maar in conflicterende persoonlijkheden. Je moet aan partijen duidelijk maken dat dit onprofessioneel is en dat je dit niet tolereert. Voor jou als leidinggevende zijn dit de moeilijkste gevallen omdat je persoonlijkheden niet kunt veranderen. Probeer te voorkomen dat een van de partijen als winnaar te voorschijn komt. Dit kan tot ontevredenheid leiden bij de verliezende partij en daarmee de voedingsbodem zijn van een volgend conflict.
