J.d.M. vraagt:
Ik ben afdelingshoofd bij een hightech bedrijf en heb ongeveer 55 man onder me. Van hogerhand heb ik te horen gekregen dat mijn afdeling met 40 procent zal moeten inkrimpen vanwege de crisis. Uiteraard heb ik wel vaker een slechtnieuwsgesprek gevoerd, maar – gelukkig – heb ik dat nog nooit zo massaal hoeven doen. Hoe pak ik zoiets aan? Breng ik de boodschap in één keer aan de hele groep? Of roep ik ze stuk voor stuk bij me op kantoor met het gevaar dat de rest van de afdeling onmiddellijk in de stress schiet? En hoe voer ik de gesprekken zonder dat de vlam meteen in de pan schiet?
De headhunter antwoordt:
Wanneer een omvangrijke, ingrijpende reorganisatie op stapel staat, wordt deze normaliter voorafgegaan door een uitgebreide procedure, met een aantal vaste ingrediënten. Eerst moet de directie gemotiveerd melding maken aan het werkbedrijf, vakbonden en de OR. Pas een maand nadat het plan tot collectief ontslag is gemeld, worden de ontslagaanvragen in behandeling genomen. Gewoonlijk neemt het overleg met de OR en vakbonden een behoorlijke tijd in beslag. Hierdoor heeft personeelszaken tijd om een adequaat plan van aanpak te ontwikkelen waardoor de reorganisatie op zorgvuldige wijze kan verlopen. Vaak wordt een interim manager ingehuurd om samen met HR een draaiboek op te stellen en dit vervolgens uit te voeren. Dit draaiboek moet er sowieso komen. Hierin staat volgens welke regels de communicatie en de procedure van de reorganisatie zal verlopen.
De definitieve lijst van medewerkers die zullen worden aangezegd, wordt meestal pas laat bekend waardoor regelmatig een braindrain plaatsvindt van medewerkers die niet op de afvloeiingslijst staan. Dit kun je soms voorkomen door sleutelmedewerkers preventief in te lichten. Dit zal je zeker bekend voorkomen.
Zorg dat je de gesprekken goed hebt voorbereid. Een training kan zeker geen kwaad wanneer je er weinig ervaring mee hebt. Enkele tips. Een: kom snel ter zake. Het eerste doel van het gesprek is de boodschap duidelijk over te brengen. Een ontslaggesprek is niet de gelegenheid om vriendschap te sluiten. Vertel het netjes, maar draai niet om de hete brij heen. Laat blijken dat de beslissing definitief is. Twee: laat de werknemer stoom afblazen. Ontslag is een emotionele gebeurtenis, een groot ingrijpend levensmoment dat vergelijkbaar is met dood en echtscheiding. Het kan daarom gepaard gaan met grote emoties, ook bij degene die het ontslaggesprek moet voeren. Reacties variëren van ongeloof tot woede en van verdriet tot opluchting over duidelijkheid. Vang de werknemer op door te hem te laten praten. Ga niet in discussie en ga niet in op verwijten, alles wat u nu zegt verergert de situatie. Troost de werknemer niet, dat is een rol die niet bij u past als brenger van het slechte nieuws. Luister en stel af en toe een vraag. Drie: onderbouw de beslissing. Vier: rond af. Dit is een belangrijk onderdeel. Wat gaat er na het gesprek gebeuren? Wie vertelt het de collega‘s? De werknemer wil waarschijnlijk een advocaat raadplegen om zich tegen het ontslag te verweren. Daarnaast moeten er financiële zaken worden geregeld. Maak een vervolgafspraak om een en ander verder te kunnen bespreken.
